DIGITALIZACE DOKUMENTŮ
Rutinní práce s dokumenty patří mezi top neoblíbených aktivit ve většině společností.
Skenování, zakládání, ruční vyplňování formulářů, hledání v archivu, kopírování atd, to vše zabere spoustu času a vytíží na plný úvazek často i několik lidí. Zbytečně náročná administrativa stojí firmy miliony korun a nehledě na to, že ze zákona se některé dokumenty musejí uchovávat i několik let. Náklady pak vzrůstají i na kapacitu a objem archivu.
V případě požáru, povodní či jiné živelné katastrofy organizace přichází o veškeré dokumenty.
Neplýtvejte časem a lidskými zdroji. Digitalizujte.
Digitalizace a vytěžování faktur
Co to je
Tento nástroj se zaměřuje na tzv. "vytěžování". Umí jednotlivé hodnoty na faktuře přiřadit konkrétnímu parametru. Např. datumy, částky, rozpis DPH apod.
Stejně tak je možné připravit zakázkové vytěžování specifických dokumentů - objednávky, dodací listy, zálohy atd.
Vytěžená data pak lze propojit s účetním nebo jiným systémem a dokonce je nejrůznějším způsobem kombinovat či zpracovávat.
Vše maximálně automaticky, elektronickou formou a s možností dálkového přístupu.
Přínosy
- Automatické vytěžování dat bez ručního přepisování
- Zjednodušený proces doručování a přeposílání faktur ke schválení
- Přehledná evidence zodpovědností za schvalování
- Propojení s účetním nebo informačním systémem
- Výrazná úspora času
- Personální úspory
- Přístup z mobilních zařízení odkudkoliv
- Provoz možný na interních serverech zákazníka (faktury nejsou na cloudu)
Digitalizace a vytěžování dokumentů
Co to je
Nástroj pro "vytěžování" obecných dokumentů. Umí definovaná pole dokumentů převádět na hodnoty a dále s nimi databázově pracovat.
Je tak možné připravit zakázkové vytěžování specifických dokumentů - smlouvy, výrobní příkazy, výkazy atd.
Vytěžená data pak lze propojit s informačním systémem a dokonce je nejrůznějším způsobem kombinovat či zpracovávat.
Vše maximálně automaticky, elektronickou formou a s možností dálkového přístupu.
Přínosy
- Automatické vytěžování dat bez ručního přepisování
- Přehledná evidence dokumentů
- Propojení s informačním systémem
- Výrazná úspora času
- Personální úspory
- Přístup z mobilních zařízení odkudkoliv
- Provoz možný na interních serverech zákazníka (dokumenty nejsou na cloudu)
Digitální archiv dokumentů
Co to je
Digitalizace archivu dokumentů vám zajistí jednodušší a efektivnější orientaci v dokumentaci celé firmy.
Týká se veškerých nezbytných firemních dokumentů: smlouvy, nařízení, vyhlášky.
Veškeré dokumenty navíc budou na jednom místě – přístupné kdykoliv a odkudkoliv.
Ušetříte tím místo v kanceláři a díky rychlosti a jednoduchosti zakládání navíc snížíte personální náklady.
Přinosy
- Veškeré dokumenty a data na jednom místě
- Dohledatelné kdykoliv a odkudkoliv
- Snadné zpětné dohledávání dokumentů bez ztráty čitelnosti
- Zakázkový archivační systém
- Vysoké zabezpeční dat
- Úspora skladovacích prostor
- Ochrana před zničením (požár, záplavy)
Workflow a schvalování dokumentů
Co to je
Jde o praktický nástroj, který zdigitalizované dokumenty posílá do schvalovacího oběhu a zajistí jejich přehlednou evidenci.
Zakázkově lze připravit i ty nejsložitější schvalovací procesy vč. digitálních podpisů.
Díky tomu zefektivní samotný oběh dokumentů a urychlí jejich distribuci potřebným kompetentním osobám.
Vše jednoduše, elektronickou formou s možností ukládání na vlastním úložišti.
Přínosy
- Zjednodušení procesu doručování a přeposílání dokumentů
- Transparentnost – jednoduché ověření, u koho se ve schvalovacím procesu dokument právě nachází
- Přehledná evidence zodpovědností
- Možnost kontroly dokumentů kdykoliv a odkudkoliv
- Automatizace a zefektivnění firemních procesů
- Přístup z mobilních zařízení odkudkoliv
Příběh klienta:
Do digitalizace nás tlačila mateřská firma, která nás před rokem koupila. Sídlí v zahraničí, a tak chtěla mít přehled v reálném čase o tom, jak pracujeme. Digitalizaci jsem se roky bránil, protože jsem se bál, že nás to kapacitně zatíží a nepřinese to žádný benefit. Další obavy jsem měl z toho, že když budeme automatizovat, budu muset propustit lidi.
Tým z ProHoldingu přijel, zhodnotil naši situaci a vytvořil plán postupu. Dal jsem jim k ruce office managerku a firemního analytika, aby jim zajistili doplňující informace.
Jsme 8 měsíců po dokončení digitalizace a já už mám 90% návratnost investice, 3 zaměstnanci, kteří pracovali s dokumenty postoupili na jiná místa, dovzdělávají se a odvádí skvělé výsledky.
Kdybych věděl, že to takto dopadne, nečekal bych tak dlouho a digitalizoval dříve.